Kulisszatitkok a könyvtárból – bemutatkozik a Feldolgozó Osztály

Ha a könyvtárlátogató maga elé idézi a könyvtáros képét, nagy valószínűséggel az olvasótermekben, illetve a tájékoztató- vagy a kölcsönző pultban ülő kedves és segítőkész kollégáink jutnak eszébe. Ők azok, akikkel olvasóink személyesen találkozhatnak és akiktől eligazítást  kérhetnek  a könyvtárhasználatot, illetve a könyvtári állományt érintő kérdésekben.
Mire azonban a dokumentumok eljutnak a könyvtári lelőhelyükre, több munkafolyamaton is át kell esniük, amelyekért a különféle háttérosztályokon dolgozó, szintén könyvtáros kollégák felelnek. Közülük a  Feldolgozó Osztály munkáját vállalkozunk bemutatni egy cikksorozat keretében, melynek első része egy általános bemutatás. Célunk ezzel betekintést nyújtani az érdeklődőknek abba, hogy milyen munka bújik meg a gyűjtemény naprakészen tartása mögött.

Hogyan épül fel az osztály?

A Feldolgolgozó Osztály a SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltáron belül két munkacsoportból áll, a Feldolgozó Csoportból és az MTMT Csoportból, amelyek nagyon eltérő szerepkört töltenek be. Ami mégis összeköti őket, hogy alapvető feladatuk a könyvtári dokumentumok, illetve a tudományos publikációk és kutatási eredmények metaadatainak különböző adatbázisokban való rögzítése, ellenőrzése és javítása. 

A legtöbb háttérosztályhoz hasonlóan a Feldolgozó Osztály irodáinak területére is kizárólag a személyzet léphet be. A munka jellegéből adódóan az osztály tevékenysége elsősorban háttérfolyamatokra épül, így a személyes olvasói kapcsolat nem jellemző. Ugyanakkor egyes feladatok – különösen az MTMT-csoport munkája során – alkalmanként közvetlen kapcsolatot is igényelhet, amely leggyakrabban telefonos egyeztetések formájában valósul meg.

Az MTMT Csoport munkájával – amely a hazai szerzők tudományos közleményeinek és idézettségi adatainak rögzítéséért felelős – egy külön blogbejegyzésben fogunk részletesen foglalkozni.

A Feldolgozó Csoport munkája – Mit jelent „leírni” egy dokumentumot?

A Feldolgozó Csoport fő feladata a könyvtárba újonnan beérkező, adatbázis rekorddal még nem rendelkező nyomtatott dokumentumok leírása. 
Persze, rögtön adja magát a kérdés, hogy mit is jelent a “rekord” és mit jelent “leírni” egy dokumentumot?
Ha egyszerűen szeretnénk megfogalmazni, az adatbázis rekord olyan, mint a dokumentum névjegykártyája. Egy rekordon belül össze vannak gyűjtve azok az információk, amelyek alapján az olvasó megkeresheti és beazonosíthatja az adott dokumentumot. Egy rekord olyan bibliográfiai adatokat tartalmaz, mint például:
– a szerző neve,
– a cím,
– a kiadás helye és éve,
– a terjedelem,
– az ISBN, ISSN vagy DOI azonosító,
– valamint sok egyéb adat, dokumentumtípustól függően

A Feldolgozó Csoport a rekordok elkészítése során a MARC 21 (Machine-Readable Cataloging) szabvány szerint dolgozik, amely a könyvtárakban és a nemzeti bibliográfiai központokban – például az Országos Széchényi Könyvtárban (OSZK), a Library of Congressben (USA) és a Deutsche Nationalbibliothekben (Németország) – általánosan alkalmazott adatcsere-formátum. Ez biztosítja az adatok egységes szerkezetét, így az automatikus keresés és adatcsere is könnyebbé válik a különféle könyvtári rendszerek között. A MARC 21 szabvány meghatározza, hogy az egyes bibliográfiai adatok milyen mezőbe, milyen szerkezetben és milyen formában kerüljenek rögzítésre.

 Egy rekord mindig a mű adott kiadására vonatkozik, ezen belül pedig az állományban fellelhető összes vonatkozó példány ehhez a rekordhoz kapcsolódik hozzá. A rekordhoz csatolt példányadatoknál pedig látható, hogy az adott példányt hol és milyen kölcsönzési feltételek mellett érheti el az olvasó.
A rekord másik fontos eleme a tartalmi feltárást tartalmazó tárgyszómező. Ezen belül történik a dokumentumok tartalmi leírása, ahol keresőkifejezésekkel, úgynevezett tárgyszavakkal és tárgyszóláncokkal írjuk körül a dokumentum témáját. 

Tehát a dokumentum “leírása” az a folyamat, ahol a katalogizáló feldolgozza és rögzíti az összes fontos adatot az adatbázisban, ami aztán megjelenik a könyvtári katalógusban is.
Ez a folyamat biztosítja, hogy a dokumentum kereshető, beazonosítható és szolgáltatható legyen. Így válik a rekord azzá az információs alapegységgé, amely alapján az online katalógusban kereshetővé válik a könyvtári állomány.

Ha a könyvtári katalógusban rákeresünk például „Grecsó Krisztián: Vera” c. művére, akkor a találati lista a könyv könyvtári és egyéb egyetemi lelőhelyeiről származó rekordokból fog állni, amelyek megmutatják, hogy:
– ki írta,
– melyik kiadásról van épp szó,
– hol található meg a könyvtárban, vagy más egyetemi egységeknél,
– milyen tárgyszavakkal írták le (pl. „Magyar irodalom$xregény”, )

[Qulto keresés: Grecsó Krisztián Vera] 

A Feldolgozó Csoport jelenleg 10 főből áll, és ők felelősek a fizikai állományhoz kapcsolódó adatbázisrekordok létrehozásáért, karbantartásáért és javításáért. 
A katalógusban szereplő elektronikus dokumentumok feltöltése és gondozása a Tartalomszolgáltató Osztály feladata, ők kezelik az ehhez szükséges adatbázist is.
A Feldolgozó Csoport munkája eredményeként évente közel 10 000 új rekord kerül be a rendszerbe, emellett pedig folyamatosan zajlik a régi adatbázisrekordok retrospektív javítása is, hogy a korábban kevésbé részletesen feldolgozott dokumentumok is kereshetőbbé és a leírások pontosabbá váljanak

A cikksorozat folytatásában a Feldolgozó Csoport néhány érdekesebb projektje kerül nagyító alá az elmúlt évekből, illetve bemutatjuk az osztály másik egységét, az MTMT Csoportot és annak munkáját.